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アウトソーシング

導入のメリット 正しいアウトソーサーの選定 導入の手順 注意点

■契約時の注意点

アウトソーシングは,社内で業務を遂行する場合のように,自社の指揮命令によって進行するものではありません。
 そのため,契約内容について社内で十分に検討し,それをアウトソーサーの案と照らし合わせて協議することが必要です。
その際,次の点について,配慮します。

1 あいまいな表現をしない
2 あらゆる危険を想定し,対処方法,責任の所在ととり方を明確に示す
3

的確かつわかりやすく表現する契約内容は,利害を主張するのではなく,あくまでもアウトソーサーとの良好な関係を築くための共通のルールとして,検討・協議することが大切です。

■契約書の必要項目
契約の目的アウトソーシングする業務の内容を具体的に定めます。
報酬業務の対価としての金額を定めその支払方法を記載します。
金額の定め方としては次の3つがあります。
 ・委託業務についての総額を定める
 ・業務の内容ごとに金額を定める
 ・業務の成果に対しての成功報酬として金額を定める

報告 委託業務結果の報告書について提出期日や提出方法について定めます。 
また,必要に応じて業務の進行状況について報告を求めるために定めておきます。
責任者 必要に応じて連絡の窓口となるアウトソーサー側の責任者を定めます。
通知 契約の履行に影響を及ぼす事由が発生した場合の通知義務を定めます。
損害賠償 納期の遅延などの契約不履行にともなう損害賠償や秘密漏洩により損害を被った場合、賠償について規定します。
機密保持 契約期間中はもちろん契約終了後においても相手方の機密を漏らさないように明記します。
契約の解除 契約の解除理由を明記します。 また,解除に関する期間についても記載します。
この場合,アウトソーサー側の都合による契約解除も考えられますので,委託側の不利が起こらないよう,最低3ヵ月の期間をおきます。
契約の変更 委託業務などの契約内容を変更する場合の手続きを定めます。
契約期間 契約期間,更新の場合の手続きを定めます。
試用期間 試用期間を定めることで一定期間経過後,本契約開始前に契約内容を見直すことができます。
危険負担 不可抗力により債務が履行不能になった場合の報酬の支払義務について規定します。
契約終了後の措置 契約が終了した場合の書類等の返還について定めます。○導入後の注意点

■窓口業務の役割
アウトソーシングの導入にあたっては,アウトソーサーとの窓口として管理・実行を担う窓口業務の役割が非常に重要となります。窓口業務の業務内容は次のとおりです。


業務報告方法を確立する
アウトソーサーと共同で業務の進行・管理方法を確立する
アウトソーサーからの提案と改善の促進を図る
業務の評価方法を確立する
アウトソーサーとの信頼関係を強化させる

つまり,アウトソーシング業務を計画どおりに順調に進むようにするのが役目となります。また,アウトソーサーとのコミュニケーションを持ち,業務内容が常に改善されていくような形のマネジメント能力が必要とされます。

■契約内容の定期的な見直し
アウトソーシングを導入後も一定期間ごとに契約内容の定期的な見直しを行います。アウトソーシングでは,外部に業務を委託しているとはいえ,自社内で業務の改善や見直しをするのと同様にアウトソーシング導入時における業務契約のとおりに事が進んでいるか,一定の効果が上がっているかをチェックする必要があります。 
具体的な見直し方法としては,次の3つがあります。
1 契約書に記載されている内容(報告体制・報告期日など)が遵守されているか
2 アウトソーサー側で作成された業務チェックシートを定期・不定期に検査し,業務内容を一定単位ごとにチェックしているかどうかを確認する
3 業務報告方法を確立し,業務の進行に対し,何らかの問題・課題が生じた場合,改善報告書・改善提案書
を提出させる また,これと同時に 自社としてアウトソーシング導入による効果を検討することも大切です。
方法としては,アウトソーシング導入時に作成をした「導入の検討資料」にもとづき,アウトソーシング導入の目的が達成されているかどうかをチェックします。
具体的には,次の3つがあげられます。
1 業績が向上しているか
2 配置替えによる人材が有効に活用されているか
3 委託した業務について専門性の強化がなされているか
定期的な見直しにより,導入時の目的が達成できていない場合は,アウトソーサーの業務を改善させるか,業務を自社に戻すか,または他のアウトソーサーに委託するかを検討する必要があります。

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