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アウトソーシング

導入のメリット 正しいアウトソーサーの選定 導入の手順 注意点



アウトソーサーを選定したらいよいよ業務の導入です。以下にアウトソーシングをスムーズに導入する手順を示します。

 

■導入の検討資料の作成
アウトソーシングの導入については,検討資料を作成し,計画を具体化させていきます。この検討資料の作成には,次の目的があります。

アウトソーシングの対象とされた業務について,導入による可能性や効果を示し,経営判断を誤らせないようにする


現在の業務状況について,不足部分を明らかにし,導入作業を手抜かりなく進めていく検討資料の作成の項目とそれぞれの内容については,次のとおりとなります。

■導入の検討資料の作成項目
1 事業領域 検討対象とする部門名を明記 
2 業務内容 業務の内容のほか,部門に蓄積されたノウハウ・スキルについても具体的に記載
3 業務実績 この部門の業務実績のデータを記載
4 関係人員 この部門の構成員,指揮命令系統を組織図にして記載
5 導入目的 効率化,コスト削減,効率化,専門性の向上、活用の目的を具体的に明記
6 業務 アウトソーサー選定のための条件を明確
7 アウトソーサーの候補 アウトソーサーについて,会社案内,業績実績の分析
8 効果
9 導入の課題と対策
10 必要経費 契約にいたるまでに選考する経費や,契約から導入,運用にいたるまでの費用の見積
11 アウトソーシング導入までのスケジュール
12 アウトソーシング導入担当者 アウトソーシングを導入するための自社の実行責任者を決定


■導入までの準備

アウトソーシングの導入担当者は,次のように準備を進めていきます。

1 アウトソーサーに対する委託内容の説明
アウトソーシングをしようとする自社のこれまでの業務機能とアウトソーサ一に期待する内容を詳しく説明します。
アウトソーサーからの専門的な視点からの提案にも結びつく可能性がありますので,十分に時間をかける必要があります。

2 見積りと業務内容の確認
アウトソーサーからの見積りとその内容を検討します。ここでは,コストが高い,低いという観点ではなく,アウトソーサーの業務内容,アウトソーシングに期待される効果に主眼を置いて検討する必要があります。

3 社内でのアウトソーシング導入の目的と意義の明確化
アウトソーシングを円滑に進めるためには,社内の理解と協力が必要となります。誤解され,モラルの低下を招かないように注意する必要があります。そのためには,アウトソーシング導入の目的と意義をしっかり理解してもらい,社内の意思統一を図ることが重要です。

4 アウトソーシング導入による配置転換の検討
アウトソーシング導入への社内体制を明確にします。また,アウトソーシング導入後に必要となる配置転換についても,検討します。

5 アウトソーシング導入までのスケジュール作成
アウトソーサーとの調整を行い,業務内容を明確にして,スケジュールを作成します。ここでは,アウトソーシング導入までの進捗状況のチェックや方法まで細かく計画します。

6 アウトソーサーとの契約
契約内容については,次項で説明しますが,契約にあたっては,あらゆるケースを想定して,具体的に,簡潔でわかりやすい表現をする必要があります。

7 アウトソーシング導入後の業務マニュアルの作成
アウトソーサーと協議をし,業務の目的を達成するための業務マニュアルを決めます。

8 アウトソーシング導入時の移行計画立案
アウトソーシングヘの移行が完了するまで,自社とアウトソーサーとが並行した形で業務が行われます。
移行計画を立て,無駄や無理のない移行を心がけます。

9 アウトソーシングヘの移行完了の確認
移行が完了したら,その後は窓口業務担当者だけで実行管理が行えるかどうかを確認します。



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